L’organisation d’un gala : une gestion de projet grandeur nature - Vatel

L’organisation d’un gala : une gestion de projet grandeur nature

Geoffrey Pédemay (Président) et Andy Gallo (En charge de la communication) prodiguent de précieux conseils sur l’organisation du Gala. Ils reviennent aussi sur leur année en tant que membre du Bureau des Étudiants (BDE). Entretien.

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Un des événements majeurs de l'année pour le BDE est le gala. De quoi s'agit-il ? 

Andy Gallo : Le gala est un événement réunissant l’ensemble de la communauté Vatel Bordeaux : étudiants, professeurs, partenaires équipe académique. 


Quelles sont les étapes majeures dans l'organisation du gala ? 

Geoffrey Pédemay : il est important de mentionner que nous avons eu accès aux archives des galas des 5 dernières années, ce qui nous a permis d’avoir des repères solides. 

Indiscutablement, il faut : 

  • D’abord, trouver le thème du gala en s’assurant qu’il n’a pas été déjà pris. Surtout, il faut qu’il plaise au plus grand nombre. Nous organisons donc un sondage.
  • Ensuite, vient le choix de la date en tenant compte du calendrier des départs et des retours de stages des deux sessions de rentrée (avril et septembre). Le département académique nous l’a transmis très vite.. 
  • Le choix de la salle est la  troisième étape. Elle doit impérativement correspondre au thème choisi de par son atmosphère et son emplacement et répondre aux normes de sécurité pour l’accueil du public. 
  • Définir le plan de communication. Cela permet de mettre en place un rétro-planning des actions à accomplir jusqu’au jour J et après.
  • Rentrer dans notre budget prévisionnel.

Valider ces étapes de l’organisation du gala au plus tôt demeure essentiel. À partir du moment où le lieu est défini, on peut commencer à démarcher des partenaires, à lancer un plan de communication d’envergure par exemple. 

Revenons sur les différents points abordés. Quel est votre rétroplanning ? 

G.P : Voici notre rétro-planning pour les principales étapes : 

  • Fin avril – début mai : soirée de gala
  • Mi-avril : bouclage du nombre de partenaires.
  • Début mars : dernier délai pour la réservation d’une salle
  • Fin décembre : validation du choix du thème
  • Novembre : lancement du sondage pour le choix du thème de la soirée 

Comment avez-vous construit et financé le budget du gala 2018 ? Quel est son montant ? 

G.P : Nous nous sommes inspirés de nos prédécesseurs car les postes de dépenses restent identiques. Chloé Cassagne qui administre le Département Student affairs et qui a été trésorière d’un BDE nous aiguille sur le montant juste des dépenses et nous indique clairement ce qui est possible ou pas de réaliser comme décaissement. Dès que nous demandons un document, elle nous le transmet. Le montant total du budget s’élève à plus de 21.000€. Une participation de 45€ est demandée aux participants pour le paiement des frais d’organisation. 

Quel est votre plan de communication pour faire venir un maximum de personnes possibles notamment au gala ? 

A.G : Nous publions trois posts par semaines depuis avril concernant le gala. Tous les posts de la page Facebook du BDE sont rédigés en Anglais et en Français, une nouveauté de cette année, même chose pour les snaps. Snapchat, nous l’utilisons pour des lives lors des évènements et des rappels à H-2. 

Yoann Manji (Mi2A) s’occupe de l’écriture en Anglais, une des langues officielles du Kenya, pays d’origine de Yoann. Il trouve des expressions typiques qui touchent davantage les internationaux. Il est bien secondé par Stefan Schwartzl (Mi2A). Deux autres membres du BDE sont issues des classes internationales : Julie Deschamps (Mi2A), Bérénice Stavarasky (Mi2A). 

La part d’étudiants en classe internationale se rendant à des évènements du BDE s’élève à 40 % du total soit deux fois plus que l’an passé. 

Sur quelle partie de l'organisation du gala faut-il prêter une attention toute particulière ? 

G.P : La sécurité ! Cette année, comme l'an passé, il y aura des vigiles venant d’une société privée qui contrôleront l’entrée des personnes. Un stand de la Croix Rouge sera présent pour les cas de blessures et de malaises. Enfin cette année, des bus permettront, de minuit à 5 h du matin, de se rendre du lieu du gala jusqu’à l’école. 


Que diriez-vous pour convaincre des étudiants qui hésiteraient à faire partie du BDE ? 

G.P : C’est une fierté de représenter Vatel Bordeaux ! En étant au BDE, tu comprendras toute l’utilité et la force du programme de Vatel. Tes cours de culture juridique te servent quand tu te plonges dans les obligations légales pour l’organisation du gala. Tes cours de management interculturel prennent tous leurs sens pour souder l’équipe avec des camarades venant de cultures diverses. En étant acteur de l’élaboration du gala, tu vis une expérience grandeur nature de gestion de projet avec ses dimensions économiques, juridiques, marketing, humaines. 

A.G : Tu vas vivre une expérience humaine extraordinaire très intense, faite de moments de joie. Tu vas devoir aller vers les autres étudiants et donc te faire de nouveaux amis.

Devenez membre du Bureau des Étudiants et vous aurez la certitude de vivre une année enrichissante. N'hésitez plus ! 

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